○戸沢村文書管理規程
昭和42年4月1日
規程第1号
目次
第1章 総則(第1条―第9条)
第2章 文書の収受及び配布(第10条―第18条)
第3章 文書の起案及び決裁(第19条―第30条)
第4章 文書の施行及び発送(第31条―第37条)
第5章 文書の整理及び保存(第38条―第49条)
第6章 本庁以外の機関の文書管理(第50条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、事務処理を適正にし、指令系統を統制してその能率的な運営を図るため、戸沢村(行政委員会及び議会を除く。以下「長部局」という。)における文書の管理について必要な事項を定めるものとする。
(適用範囲)
第2条 文書の管理については、別に定めるものを除くほか、この規程に定めるとことろによる。
(1) 課 戸沢村課設置条例(平成31年条例第1号)に規定する課をいう。
(2) 文書 事務の処理に必要な一切の書類をいう。
(3) 普通文書 特殊文書、図書印刷物及び個人宛の文書以外の文書をいう。
(4) 特殊文書 親展文書及び特殊郵便物をいう。
(5) 図書印刷物 定期又は不定期の刊行物をいう。
(6) 個人宛の文書 職員個人宛の封書及びその他の文書で親展以外のものをいう。
(7) 親展文書 内容を受信者以外の者に秘するため封皮に「親展」又はこれに類する用語の表示をした封書及び親展電報をいう。
(8) 特殊郵便物 書留、電報及び小包をいう。
(9) 秘密文書 その事業が部外の者に秘されなければならないものであるため「秘」又はこれに類する用語の表示をした文書をいう。
(10) 起案文書 決裁を求めるために起案した文書をいう。
(11) 決裁文書 決裁を終わった文書をいう。
(12) 合議文書 その事案が起案課の所掌事務に関する起案文書で関係課及び室(行政委員会を含む。)の決裁を求めるために回付した文書をいう。
(13) 閲覧文書 配布文書のうち処理の手続を必要としない文書をいう。
(14) 完結文書 決裁文書で、一定の手続に従って施行され、かつ、事案の処理の完結したものをいう。
(15) 発送文書 決裁文書に基づき郵送、使送等の方法による一定の手続により庁外に送達するものをいう。
(16) 未処理文書 収受又は配布をされた文書で処理がなされないままになっているものをいう。
(17) 廃棄文書 文書主管課(以下「総務課」という。)において、保存中の文書が保存年限に達したため、一定の手続に従って廃棄する文書をいう。
(18) 収受 庁外から送達された文書及び郵便物を総務課において受領することをいう。
(19) 配布 文書を庁内で送達することをいう。
(20) 郵送 文書を郵便により庁外に送致することをいう。
(21) 使送 文書を職員により直接相手方に送致することをいう。
(22) 保管 完結した文書をその事務を所掌する課(以下「主務課」という。)において整理しておくことをいう。
(23) 保存 完結した文書を書庫において整理しておくことをいう。
(事務処理の原則)
第4条 事務の処理は、文書によって行うことを原則とする。
2 文書による事務の処理は、決裁を受けて行うものとする。
3 文書の処理は、迅速かつ適確に行わなければならない。
(文書記述の原則)
第5条 文書を作成するときは、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)により、平易、簡素かつ明確に表現するように努めなければならない。
2 文書の書き方は、左横書きとする。ただし、法令その他総務課長が縦書を要すると認めたものは、この限りでない。
(文書取扱の原則)
第6条 文書は、常に丁寧に取り扱うとともに、その受渡しを確実に行い、汚損し、又は紛失しないように注意しなければならない。
(秘密保持の原則)
第7条 秘密文書は、特に細密な注意を払って取り扱い、部外の者又は当事者以外の者の目に触れる箇所に放置してはならない。
2 秘密文書を保管し、又は保存する必要がなくなったときは、焼却その他確実な方法により破棄しなければならない。これを作成する場合に用いた原稿、謄写用原紙、複写紙及び資料等についてもまた同様とする。
(文書の整理保管の原則)
第8条 文書は、文書分類の区分に従って主務課のキャビネットに収納保管しなければならない。ただし、保存を要する文書にあっては、総務課に引き継がなければならない。
2 主務課の未処理文書は、キャビネットに整理し、常に所在を明らかにしておかなければならない。
(文書主管課長等の職務)
第9条 総務課長は、本村における文書の管理に関する事務を総括する。
2 課長は、その課における文書事務が円滑適正に処理されるように留意し、その促進に努めなければならない。
第2章 文書の収受及び配布
(文書の収受)
第10条 本村に送達された文書は、総務課総務係(以下「総務係」という。)において収受の事務を行う。
2 各課において直接受領した文書又は会議その他の理由により受領した文書は、直ちに総務係に回付し、収受の手続を受けなければならない。
2 総務係は、前項の規定による収受文書のうち、その内容が2以上の課の所掌事務に係るものにあっては、主たる課の収配簿について記載するものとする。
3 収受すべき文書中主務課において取り扱う届書、申請書等については、第1項の規定にかかわらず、直ちに主務課で処理するものとする。
(特殊文書の収受)
第12条 特殊文書及び個人宛の文書を収受したときは、開封しないで発信者名、受信者名及び収受年月日のみを収配簿に記入し、村長及び副村長を除き、主務課長に配布して受領印を徴さなければならない。
2 主務課長は、特殊文書又は個人宛の文書で特殊の扱いをする必要がないことが明らかになったときは、総務係に回付し、所定の手続を経なければならない。
(到着時刻の記載)
第13条 訴訟、不服申立て、個人又は団体の権利義務に関係あるものその他受理の日時が権利の得喪又は変更に関係ある文書は、その余白に取扱者が収受の時刻を記入し、押印しなければならない。
(収受の際の事故文書等の処理)
第14条 郵便料金の未納又は不足の郵便物は、総務課長が必要と認めるものに限り、その未納又は不足の料金を支払って収受することができる。
2 誤って送達された文書であった場合、総務係は、正当宛先に転送しなければならない。
(勤務時間外の文書の受領)
第15条 勤務時間外に到着した文書は、宿日直員において受領し、次の各号により処理し、宿日直勤務終了後総務課長又は次の宿日直員に引き継がなければならない。
(1) 内容証明及び配達証明並びに持参人が権利の得失に関係ある旨を表明した文書は、当該文書の余白に到着した日時を記入しておくこと。
(2) 宿日直員は、受領した文書で電報その他緊急の処理を要すると認められるものは、総務課長の指示を受けて直ちに名宛人又は関係者に連絡しなければならない。
(文書の配布等)
第16条 文書は、総務課総務係員が集配する。ただし、次の各号に掲げる文書は、この限りでない。
(1) 重要な文書又は秘密を要する文書
(2) 緊急を要するための持回り又は即決を要する文書
(3) 大量印刷物、雑誌、書籍その他のもので総務課長が集配困難又は不適当なものと認めたもの
2 文書の集配は、毎日午前9時30分及び午後1時30分の2回とする。ただし、緊急を要する文書については、この限りでない。
(配布を受けた文書の処理)
第17条 課長は、配布を受けた収受文書を査閲し、文書の上欄余白に文書分類記号(様式第3号)及び保存年限を記入の上、処理の要否、指示事項等を記入して主務係長に回付する。この場合においては、重要又は異例な文書があるときは、直ちに村長及び副村長の閲覧に供し、処理について指示を受けなければならない。ただし、親展文書及び書留文書は、名宛人に直接配布する。
2 課長から回付を受けた主務係長は、課長の指示に基づき、自ら処理するもののほか、収配簿右欄に指示処理事項を記入し、文書をそれぞれの事務担当者に回付し、受領印を徴しなければならない。
3 係長から文書の配布を受けた事務担当者は、指示事項を確認の上、収配簿を課長に返付し、起案の際添付する文書については、起案までの間保管し、処理を要しない文書については、直ちに課長に引き継がなければならない。
4 課長は、前項の規定により返付された文書を文書分類ごとに処理期限順に保管し、処理の促進に努めなければならない。
5 担当者は、指示された処理期限内に処理することが困難と認められるものは、課長の承認を得て、期限を延長することができる。
(配布文書の事故処理)
第18条 課長は、配布を受けた文書で当該課の主管でないと思われるものは、速やかにその旨記入した伝言票(様式第4号)を付けて総務係に返付しなければならない。
第3章 文書の起案及び決裁
(文書の起案)
第19条 文書の起案は、起案用紙(様式第5号)を用いて行う。
2 定例に属し、かつ、軽易な事務に係る起案については、複写起案用紙(様式第6号)を用いて行うものとする。
3 同一文例により継続的に起案される文書に係るものについては、あらかじめ総務課長の承認を得たものに限り、例文様式により処理することができる。
4 来訪、電話その他連絡事項等に係るもので、軽易なものは、伝言票を用いて処理するものとする。
第20条 文書は、別に定める戸沢村公文規程(昭和42年規程第3号)に従い、簡単平易、正確に記載するものとする。
(合議)
第21条 起案文書で他課の所掌事務に関係のあるものは、主務課長の決裁を経て関係課長に合議しなければならない。ただし、定例又は軽易な事案については、合議を省略することができる。
2 合議を求められた課長間に異議があるときは、互いに協議し、協議が整わないときは、直ちに村長及び副村長に各意見を述べ、その指示を受けるものとする。
第22条 起案文書で他課の所掌事務に関係するものは、前条の合議に代えて、連絡会議等あらかじめ関係課長と協議し、又は文書の写しを送付して意見を求め、意見の調整を行うことができる。
第23条 起案書で次の各号に掲げる事項を内容とするものは、総務課長に合議しなければならない。
(1) 議会に提出する議案
(2) 法令の解釈及び運用の方法に関するもの
(3) 規則、訓令、告示及び公告に関するもの
(4) 陳情書及び請願書
(5) 前各号に掲げるもののほか、重要、異例又は新例に属するもの
(1) 文体について
(2) 用語について
(3) 用字について
3 前項の規定により文意を変えるような訂正箇所がある場合は、事務担当者に通知し、合議の上、再提出させるものとする。
第24条 重要な合議文書であって、村長及び副村長の命により、その起案書を変更し、又は廃棄したときは、事務担当者においてその旨合議先に通知しなければならない。
(決裁)
第25条 起案文書には、戸沢村事務決裁規程(昭和38年訓令第1号)の定める決裁区分により次に掲げる決裁区分を表示しなければならない。
甲 村長の決裁を要するもの
乙 副村長限りで決裁を要するもの
丙 課長限りで決裁を要するもの
第26条 副村長以上の決裁又は他課の合議を要する文書は、主務課長が集配手続を行うものとする。
(秘密文書等の取扱い)
第27条 起案文書で秘密を要するもの、特に緊急を要するもの又は特に重要なものは、課長自ら携帯して説明し、決裁及び合議を受けなければならない。
(代決及び後閲)
第28条 決裁者が不在中戸沢村事務決裁規程に定められた職員がその事務を代決したときは、「代」と朱書し押印する。この場合において、特に重要若しくは異例と認めるものは、代決者において「後閲」と明記し、村長在庁の際その文書を閲覧に供さなければならない。
(日付入り決裁印)
第30条 回議又は合議を受けた各課長、副村長及び村長は、日付入決裁印(様式第7号)を押印するものとする。
第4章 文書の施行及び発送
(記号及び番号)
第31条 条例、規則、告示及び訓令の記号には、それぞれ「条例」、「規則」、「告示」及び「訓令」の文字の上に「戸沢村」の記号を付け、その種類ごとに令達番号簿(様式第8号)により、暦年による一連番号を付けなければならない。ただし、訓、内訓、庁達及び達には、記号を付けないものとする。
2 文書には、最終決裁者の決裁が終わったときは、別表による記号及び会計年度による各課ごとの一連番号を付けなければならない。ただし、指令の記号は、「戸沢村指令」の次に記号及び番号を用いるものとする。
(番号を付けない文書)
第32条 文書で、次の各号のいずれかに該当するものは、番号を記入することを省略し、号外として施行することができる。
(1) 村内に対する文書で軽易なもの
(2) 表彰状、書簡文等これに類するもの
(発送文書の日付)
第33条 発送文書の日付は、特別に指定したもののほかは、文書を施行する日とする。
(文書の浄書)
第34条 文書の浄書は、主務課において行うものとする。
(発送文書の公印)
第35条 発送文書は、戸沢村公印取扱規程(平成5年訓令第6号)の定める規定により、公印を押印しなければならない。ただし、次に掲げる文書については、原則として公印の押印を省略するものとする。
(1) 書簡文書等押印しないことが通例とされる文書
(2) 往復文書(法令上の効力を有するもの等その内容が特に重要なものを除く。)
(3) 前2号に掲げる文書のほか、文書主管課長が特に公印の押印を省略することを適当と認めた文書
2 前項ただし書の規定により公印の押印を省略する場合は、必要に応じて、施行文書の発信者名の下に「(公印省略)」と表示するものとする。
(文書の発送)
第36条 文書の発送は、郵送又は使送とし、全て総務係において行う。ただし、秘密文書その他特別なものについては、この限りでない。
2 発送文書は、主務課において封入又は包装をして、宛名を記入しなければならない。
(発送の手続)
第37条 各課長は、主務課の発送文書をとりまとめ、文書発送依頼票(様式第9号)を添えて、午後3時30分までに総務係に回付しなければならない。
2 前項の場合において、特殊郵便物扱を必要とする発送文書は、主務課長において「速達」、「書留」その他を封皮に表示しなければならない。
第5章 文書の整理及び保存
(文書の保全)
第38条 文書は、常に整理し、紛失、火災、盗難等の予防を完全にし、重要なものは、非常の際速やかに持ち出せるようあらかじめ準備しておかなければならない。
(文書の整理)
第39条 課長は、常に次の各号により文書を区分整理しなければならない。
(1) 未処理文書は、一定の場所に整理保管し、常に文書の所在を明らかにしておかなければならない。
(2) 文書が完結したときは、処理、経過、認印等について完否を確認した上、起案書及び収配簿に完結印(様式第12号)を押印した後、当該文書をキャビネットに文書分類記号別に収納保管しなければならない。
(3) 同一文書で文書分類の2以上の項目に関係のあるものは、主たる項目で整理する。この場合において、他の項目には、相互参照表(様式第13号)を作成して整理するものとする。
(4) 完結文書で当該年度に属するものと前年度に属するものとは、それぞれ区分して整理保管しなければならない。
(文書の保管)
第40条 文書は、完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算して、1年間主務課において保管するものとする。ただし、当該文書を常時使用する等特別の事由により引き続いて各課で保管しようとするときは、総務課長の承認を受けなければならない。
(保管文書の閲覧)
第41条 保管文書を閲覧するときは、総務課長の承認を得て閲覧し、その文書を取り出した箇所にアリバイカードを入れておかなければならない。
(文書の保存年限)
第42条 保存文書の範囲及び保存年限は、次に掲げるとおりとする。ただし、必要と認めたときは、総務課長の承認を得て保存年限を変更することができる。
永年
(1) 条例、規則その他例規の原議
(2) 村議会の会議録、議決書等で将来例証となる重要文書
(3) 任免、賞罰その他身分に関する重要文書
(4) 所轄行政庁の令達、通牒その他で特に重要な文書
(5) 訴訟及び不服の申立てに関する文書
(6) 財産、公の施設、公債、各種積立金に関する重要文書
(7) 廃置分合、改称及び境界等に関する書類
(8) 公所、学校その他重要機関の設置及び廃止に関する文書
(9) 重要な証明及び契約書
(10) 村長の事務引継に関する文書
(11) 村史の資料となる重要な文書
(12) 各種の重要な台帳及び原簿
(13) 前各号に掲げるもののほか、重要なもので永久保存の必要があると認められる文書
10年
(1) 予算及び決算に関する文書
(2) 行政執行上必要な統計資料に関する文書
(3) 前2号に掲げるもののほか、10年保存の必要があると認められる文書
5年
(1) 主な行政施策に関する文書
(2) 行政執行に参考となる統計資料に関する文書
(3) 起債に関する文書
(4) 金銭出納に関する文書
(5) 税及び税外収入に関する文書
(6) 官報及び県公報
(7) 前各号に掲げるもののほか、5年保存の必要があると認められる文書
1年
(1) 通知、照会等で後日参照を必要としない文書
(2) 原簿又は台帳に記帳を終わった申請書、届書及び統計年報その他製表の材料に供した文書
(3) 前2号に掲げるもののほか、1年保存の必要があると認められる文書
2 前項の保存年限は、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。
(保管文書の引継ぎ)
第43条 各課における保管期間を経過した文書は、次の各号に掲げるところにより製本し、当該文書の保存年限が永年、10年及び5年に属する文書にあっては、課長において7月末日まで総務係に引き継がなければならない。
(1) 事案の処理が完結した日の属する会計年度ごとに、文書分類記号別、保存年限別に事案の処理の完結の順序にまとめること。
(2) 簿冊の厚さは、約6センチメートルとし、表紙及び背表紙を付けること。
(3) 帳票、統計図表その他これに類するもので簿冊として編てつできないものは、封筒又は箱等に別に収納すること。
3 保管文書カードAは、総務課で登録後主務課に返付し、主務課において保存文書の索引に使用する。
(文書の保存)
第44条 総務課長は、前条の規定により保管文書の引継ぎをを受けたときは、保存年限その他必要な事項を調査し、年度別、分類記号別、保存年限別及び課別に整理し、書庫に保存しなければならない。
2 保存文書カードBは、総務係において前項に規定する区分に従い、保管しておかなければならない。
(保管文書の借覧)
第45条 総務課で保存中の文書を借覧しようとするときは、伝言票に貸出を受けようとする分類番号、登録番号、要求月日及び所属職氏名を記載し、総務課長に提出してその承認を受けなければならない。
第46条 総務課長は、保存文書を貸し出すときは、保存文書カードの裏面に貸出年月日、貸出先及び返却予定日等を記入し、カードを別に保管する。
2 文書の借覧期間は、5日以内とする。ただし、総務課長の承認を得たときは、延長することができる。
3 文書の整理その他総務課長において必要があると認めたときは、貸出しを拒否し、又は期間内であってもこれを返還させることができる。
第47条 借覧文書は、いかなる理由があっても他人への貸与、抜取り、書込み、取換え、差換え等をしてはならない。
2 借覧文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、総務課長の承認を受けたものについては、この限りでない。
3 借覧文書を紛失し、又は毀損したときは、遅滞なく所属長の認印のある始末書を総務課長に提出しなければならない。
(文書の廃棄)
第48条 総務課長は、毎年保存年限の満了した文書を調査し、廃棄文書目録(様式第15号)を作成し、主務課長に合議の上、村長の決裁を得て廃棄しなければならない。
2 総務課長は、保存年限を満了した文書であっても、主務課長の請求があるときは、なお期間を限り保存することができる。
3 保存中の文書であって保存の必要がないと認められるものは、総務課で主務課長に合議の上、前2項の規定に準じて廃棄することができる。
4 廃棄文書で秘密文書に属するもの又は他に利用させるおそれのあるものは、焼却しなければならない。
(書庫の管理)
第49条 書庫は、総務係において管理する。
2 書庫内は、常に清潔に整頓し、防火及び非常災害に対する施設をしなければならない。
第6章 本庁以外の機関の文書管理
第50条 本庁以外の機関の文書管理については、他に定めあるものを除くほか、この規程を準用する。
附則
この規程は、公布の日から施行する。
附則(昭和50年訓令第1号)
この規程は、昭和50年6月1日から施行する。
附則(昭和53年訓令第2号)
この規程は、昭和53年7月1日から施行する。
附則(平成19年規程第1号)
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成29年規程第4号)
この規程は、公布の日から施行し、平成29年4月1日から適用する。
別表 略
様式第4号 略
